На головну сторінку       46021 м.Тернопіль, вул. Грушевського 8, тел/факс: (0352) 52-22-92       e-mail: terjust@tr.ukrtel.net




Сьогодні
Про управління
Акти індивідуальної дії
Територіальні підрозділи управління, установи та органи юстиції
ЗМІ про управління
Каталог послуг
Державна реєстрація нормативно-правових актів
Методичні рекомендації та узагальнення позитивного досвіду
Виконання міжнародних доручень і представництво інтересів держави та органів юстиції в судах
Вакансії
Тернопільська обласна міжвідомча координаційно-методична рада з правової освіти населення
Координаційна рада молодих юристів Тернопільської області при Головному управлінні юстиції у Тернопільській області
Роз'яснення законодавства
Історичний екскурс
Систематизація законодавства
Фінансове забезпечення, бухгалтерський облік та звітність
Державні закупівлі
Звернення громадян
Діловодство та виконавська дисципліна
Безоплатна правова допомога
Адміністративні послуги
Правовий статус біженців
Контроль за діяльністю судових експертів



   





Каталог /
ПРАВОВЕ РЕГУЛЮВАННЯ ШТАТНОГО РОЗПИСУ



Поняття штатного розпису

При організації будь-якого підприємства складається документ, який визначає, які посади будуть займати майбутні працівники, яка кількість працівників необхідна, і яким буде розмір зарплати цих працівників. Такий документ зветься «штатний розпис».

Сьогоднішній підхід до розроблення штатного розпису багато в чому базується на тих підходах, які були притаманні минулій радянській економічній системі, без урахування того факту, що системи як такої вже не існує. Тому дуже важливо виокремити основні відмінності між тим баченням штатного розпису, яке було колись, і тим, яке висувається практикою та чинним законодавством сьогодні.

У минулому персонал підприємства умовно поділяли на дві групи – штатний і нештатний. Штатний персонал забезпечував основне функціонування підприємства, виконував роботи, які постійно є на підприємстві. Нештатний персонал виконував роботи, потреба в яких інколи виникала на підприємстві. Наприклад, для ремонту магазину могли запрошувати нештатних працівників, тому що штатних ремонтників магазини, як правило, не мали. Штатні та нештатні працівники становили особовий персонал підприємства. Для кожної з цих груп існував свій фонд заробітної плати. Особливості його формування, системи оплати праці, контроль за витрачанням коштів з фондів, оформлення документів тощо – усе це в обох групах мало свої відмінності. Штатний розпис був обов’язковим документом, він складався з метою оптимізації витрачання грошових (фонду оплати праці) та трудових ресурсів. Штатний розпис був одним із основних документів у роботі кадрових служб підприємств. На його підставі визначалися вакансії. Потім уся робота кадрової служби скеровувалася цими вакансіями, на які підбирали нових працівників. Існували специфічні правила визначення кількості штатних одиниць. Наприклад, посада старшого спеціаліста могла бути введена тільки в тому разі, якщо йому були підлеглі щонайменше два рядових фахівці. Якщо якась штатна одиниця довгий час не заповнювалася, це сприймали як привід для її скорочення.

Яке ж місце посідає штатний розпис у сьогоднішній економічній системі? Відразу зазначимо, що нормативних документів, які б зобов’язували підприємства у обов’язковому порядку складати штатний розпис, немає.

Відповідно до статті 64 Господарського кодексу України підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис. Спираючись на ст. 64 Господарського кодексу України, Мінпраці у своєму листі від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07 стверджує, що всі підприємства на Україні зобов’язані мати затверджений керівником штатний розпис.

Для того щоб визначитися, які ж організаційні структури в Україні є підприємствами, наведемо визначення поняттю підприємства відповідно до ст. 62 Господарського кодексу України (далі – ГК України). Підприємство – це самостійний суб’єкт господарювання, створений:

- органом державної влади;

- органом місцевого самоврядування;

- іншими суб’єктами для задоволення громадських і особистих потреб шляхом систематичного здійснення виробничої, науково-дослідної, торговельної, іншої господарської діяльності в порядку, передбаченому ГК України та іншими законами.

Підприємства можуть створюватися як для здійснення підприємницької діяльності, так і для некомерційної господарської діяльності.

Підприємство є юридичною особою, має відокремлене майно, самостійний баланс, рахунки в установах банків, печатку зі своїм найменуванням та ідентифікаційним кодом.

Підприємство не має у своєму складі інших юридичних осіб.

Якщо ваше підприємство відповідає наведеним вище ознакам, то наявність штатного розпису для нього є обов’язковим.

В коментарі до ГК України вказано: «В останні роки у зв’язку з тим, що державна форма власності в економіці перестає домінувати, тверда регламентація структури і штатів підприємства за допомогою законодавчого затвердження типових форм відходить у минуле. Тепер кожне підприємство, з урахуванням волі власника, виходячи з належного підприємству майна, вправі самостійно визначати свою організаційну структуру, штатний розпис і чисельність працівників».

Тобто в наведеній нормі йдеться не про те, що підприємство зобов’язане складати штатний розпис, а лише вказується на самостійність підприємства при визначенні даних питань.

Більшість статутів підприємств також містить норму, де зазначено, що підприємство самостійно визначає структуру і штатну чисельність працівників, а також розробляє штатний розпис.

Окрім того, у КЗпП, який є основоположним нормативно-правовим актом з питань трудового законодавства, про штатний розпис як окремий документ нічого не сказано. Згадуються такі категорії, як штат працівників (абзац 11 ст. 36, п. 1 ст. 40, ст. 49 КЗпП) і позаштатні працівники (ст. 48 КЗпП), та й то у зв’язку з питанням скорочення штату і необхідністю ведення трудових книжок на позаштатних працівників, а не як можлива наявність окремого документа.

Оскільки законодавець не наводить визначення поняття «штатного розпису», то звернемося до загальновживаного значення цього терміна. При цьому розглянемо окремо поняття: «штат», «розпис», «штатний розпис». Штат – постійний, встановлений склад співробітників на певному підприємстві чи в установі. Розпис – документ, який визначає склад співробітників тієї чи іншої установи із зазначенням їхніх посад і посадових окладів. Окрім того, штатний – який перебуває у штаті.

Розпис – список із переліком когось, чогось; реєстр.

Штатний розпис – документ, що визначає склад працівників певного закладу, установи із зазначенням їхніх посадових окладів.

З наведеного випливає, що штатний розпис – це завжди документ, на противагу йому штат – не обов’язково документ, скоріше навпаки, це не документ, а реальні живі люди.

Наприклад, якщо на торговельному підприємстві на підставі трудового договору постійно працюють шість працівників, п’ять з яких є продавцями, а шостий – директор, то є всі підстави говорити, що штат цього підприємства складається з шести працівників – п’ятьох продавців та одного директора. При цьому ніякого документального підтвердження (штатного розпису) для цього не потрібно. Хоча штатом називають також і документ. У цьому разі «штат» означає те саме, що й «штатний розпис».

На практиці також часто вживають поняття «штатна одиниця». Словник це поняття не визначає, проте й без цього зрозуміло, що штатна одиниця – посадова чи робоча одиниця, передбачена штатом (штатним розписом). Тобто штатні одиниці – це кількість, передбачена документом, на папері. Тому, скажімо, за умовами прикладу, наведеного в попередньому абзаці, некоректно стверджувати, що торговельне підприємство має шість штатних одиниць. Воно має шість працівників, які становлять його штат або працюють на штатних посадах. А штатних одиниць може бути більше чи менше, залежно від того, яка їх кількість встановлена документом цього торговельного підприємства – штатним розписом.

Відповідно до Державного класифікатора України «Державний класифікатор управлінської документації» ДК 010-98 штатний розпис є організаційно-розпорядчим документом, що використовується для вирішення організаційно-розпорядчих завдань управління.

На невеликих підприємствах керівник спроможний самостійно слідкувати за завантаженістю працівників роботою, контролювати цю роботу, гнучко змінювати кількість цих працівників, наймати їх на визначений період тощо. В такому разі, як правило, трудові обов’язки не закріплюються на довгий час, а змінюються залежно від обставин. Хоча подібна гнучка система повинна знайти відображення в трудових договорах, що укладаються підприємством з працівниками. Вирішуючи самостійно всі ці питання, керівник не має потреби в складанні штатного розпису, тому що він з успіхом замінюється іншими документами – трудовими договорами, колективним договором, усними чи письмовими розпорядженнями керівника, нарядами на виконання робіт тощо.

А от ситуація на більших підприємствах зовсім інша. Ефективне управління великим підприємством потребує ретельнішої регламентації всіх сторін його діяльності, в тому числі управління кадрами. Чітке означення кола обов’язків працівників закріплюється з посадових (робочих) інструкціях. А вже штатний розпис фіксує у зведеному вигляді розподіл праці між працівниками підприємства, який відображено в посадових (робочих) інструкціях.

Як і в системі трудових відносин минулого, за часів СРСР, нині штатний розпис слугує документом, на підставі якого аналізується наявна структура працівників на підприємстві, він є документом підбору кадрів. Тому хоча штатний розпис і не є обов’язковим документом, встановленим законодавчо, він є бажаним, корисним, тобто внутрішньо необхідним, організуючим роботу керівництва з персоналом.

Основна відмінність у сутності штатного розпису колишньої економічної системи і теперішньої полягає у тому, що на сьогодні він не є обов’язковим для підприємств документом.

 

Порядок складення штатного розпису

Говорячи юридичною мовою, штатний розпис – локальний нормативно-правовий акт, тобто документ, яким у разі його затвердження зобов’язане керуватися підприємство у своїй діяльності. З огляду на це складати його повинен не будь-який працівник підприємства, а тільки уповноважений працівник.

Як було зазначено вище – підприємство самостійно встановлює штатний розпис. Штатний розпис розробляє та встановлює керівник підприємства, тому що саме він є представником підприємства. Однак керівник може передавати це право іншим працівникам, наприклад своїм наказом. Або ж обов’язок щодо роз’яснення штатного розпису може покладатися на керівника його посадовою інструкцією. Та в будь-якому разі штатний розпис затверджує, як правило, керівник підприємства.

На підприємствах, де є відділ кадрів, служба персоналу чи інші аналогічні структури, штатний розклад розробляють працівники саме цих служб. В компаніях, де таких служб немає, цим займається сам керівник, або інші уповноважені ним особи скажімо, бухгалтер.

Здебільшого на практиці окремий наказ про призначення працівника, відповідального за розроблення штатного розпису, не видається. Такий наказ передається керівником працівнику в усній формі. А от уже розроблений штатний розпис затверджується письмовим наказом.

У такому разі є можливим в останньому наказі зазначити особу, відповідальну за його складання і що саме вона несе відповідальність за відповідність окремих положень штатного розпису чинному законодавству, наприклад, розміру посадових окладів, який повинен бути не меншим від встановленого законодавством мінімуму тощо. А відповідальний працівник підтверджує це своїм підписом у наказі.

Штатний розпис фіксує професійно-кваліфікаційний склад працівників у визначеному періоді й повинен бути документом певного періоду дії. Відповідно до усталеної практики таким оптимальним періодом є рік. Доцільно всі незначні відхилення від затвердженого штатного розпису, що мають місце на практиці, накопичувати. В цьому разі штатний розпис буде стабільним, оптимальним, плановим документом. Іншими словами, штатний розпис буде документом, котрий направляє керівника, орієнтує його при прийнятті рішень.

У кінці року всі накопичені відхилення розглядаються, аналізуються, на їх підставі вносяться зміни до посадових (робочих) інструкцій, положень про оплату, норм праці тощо, а потім складається та затверджується новий штатний розпис. Якщо ж відбуваються якісь різкі зміни в роботі підприємства, організації його праці, то, звісно, необхідно переглядати і штатний розпис, так само як і інші регламентуючі документи підприємства. У такому разі затверджується штатний розпис у новій редакції або вносяться зміни до існуючого. Щодо внесення змін видається наказ, який має містити обґрунтування внесення змін і їх формулювання.

Слід зазначити, що штатний розпис є підсумковим кадровим документом, який складається на підставі інших документів щодо кадрів. Тому його складанню передує підготовча робота. Щоб зорієнтувати підприємства щодо такої роботи, наведемо приблизний перелік дій, пов’язаний зі складанням штатного розпису.

1. Працівники розподіляються по робочих місцях з урахуванням часу їх роботи протягом доби та середньомісячної кількості днів. При безперервному виробництві для розрахунку береться 3, 4 дні.

2. Визначаються найменування професій та посад з урахуванням їх розподілу по місцях роботи. Для правильного найменування професій та посад використовуються тарифно-кваліфікаційні довідники, класифікатор професій (на сьогодні – Національний Класифікатор).

3. Проводиться тарифікація робіт і працівників, на підставі якої вони відносяться до відповідного кваліфікаційного розряду, класу, категорії.

4. Затверджуються положення (умови) з оплати праці працівників, в яких зазначається, які форми та системи оплати праці застосовуватимуться підприємством, яким чином визначаються тарифні ставки (оклади), надбавки та інші виплати, умови їх встановлення та розмір тощо.

5. Розраховується плановий фонд зарплати.

Після проведення цього комплексу робіт підприємство матиме всі дані для розроблення штатного розпису. Хоча наведений перелік характерний здебільшого для більш-менш великих підприємств.

А на відносно малих підприємствах підготовча робота може бути значно простішою, коли керівник чи засновник одноосібно вирішують питання щодо штатного розпису, послуговуючись насамперед власним досвідом та розумінням фінансових можливостей підприємства.

У деяких випадках засновником чи керівником попередньо може затверджуватися окремий документ «Структура та штатна чисельність», на підставі якого вже й формується штатний розпис. До яких конкретно дій вдаватиметься підприємство, залежатиме від багатьох чинників – від вказівок у статутних документах до розуміння ситуації засновниками та/чи керівництвом.

На підставі затвердженого засновниками документа «Структура та штатна чисельність» підприємство вже й розроблятиме штатний розпис. Фактично в цьому разі розроблення зведеться до визначення кодів, уточнення найменувань посад згідно з Національним Класифікатором професій, розрахунку окладів, надбавок та місячного фонду оплати праці. Зауважмо, що засновники при розробленні структури й штатів також можуть проводити підготовчу роботу за приблизним переліком, наведеним нами вище.

Штатно-посадова книга – зручна чернетка.

На великих підприємствах, де значна кількість штатних одиниць, окрім штатного розпису доцільно вести штатно-посадову книгу, в якій відслідковуються вакантні посади. Штатно-посадова книга ведеться на підставі штатного розпису та звичайно заповнюється олівцем. На відміну від штатного розпису, в ній зазначаються прізвища усіх працівників, які працюють на займаних ними штатних посадах, а також вакантні штатні посади. Варіантів заповнення може бути кілька, на вибір підприємства. У будь-якому разі книга виконує роль своєрідної зручної чернетки-підказки.

Штатний розпис – документ довільної форми складання. Розробляється він здебільшого тільки для працівників з почасовою оплатою праці, а для працівників з відрядною оплатою праці на практиці майже не застосовується.

У штатному розписі окремим рядком зазначаються професія, кваліфікація (розряд, клас, категорія, група), тарифна ставка (оклад) на кожну штатну одиницю, або ж у окремому рядку вказується кількість штатних одиниць працівників відповідної професії та кваліфікації і тарифна ставка (оклад). Водночас у штатний розпис можуть включатися також інші дані, наприклад, розмір надбавок до посадових окладів, проміжні суми за посадами тощо.

Для більшої зручності виконання роботи з планування та аналізу за штатним розписом доцільно складати його, враховуючи структурні підрозділи підприємства в порядку їхньої підпорядкованості, зважаючи при цьому на підпорядкованість всередині кожного структурного підрозділу. Наприклад, спочатку записується адміністративний підрозділ з переліком посад – першим іде керівник, далі його заступники тощо, потім – другий за значенням та підпорядкованістю підрозділ, скажімо, цех з виробництва продукції, де на першому місці начальник цеху тощо. При цьому прізвища працівників у штатному розписі не зазначаються. Однак зауважимо, що інколи така недоречність зустрічається на практиці.

Слід брати до уваги те, що наведеним у штатному розписі штатним одиницям присвоюються найменування посад та професій із зазначенням кодів, які відповідають Національному Класифікатору, що введений в дію з 01.04.2006 року. А до цієї дати діяв інший, Державний Класифікатор, майже тотожний Національному Класифікатору.

Необхідність зазначення найменувань посад і професій викликана тим, що відповідно до п. 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 року № 58, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 17.08.1993 року № 110, записи у трудову книжку про найменування роботи, професії та посади, на яку прийнятий працівник, виконуються для працівників і службовців відповідно до назв професій та посад, зазначених у Класифікаторі професій (зараз – Національному Класифікаторі, до 01.04.2006 р. – у Державному Класифікаторі).

Відтак зрозуміло, що штатний розпис, як документ, що встановлює перелік посад та професій на підприємстві, повинен також враховувати норми відповідного Класифікатора професій. Такої самої думки дотримується Мінпраці у своєму листі № 18.

Існує досить поширена думка, що в штатний розпис включаються тільки посади працівників, які приймаються на роботу на підставі трудового договору, а якщо працівники приймаються на підставі цивільно-правових договорів (скажімо, трудових угод), то вони не можуть включатися в штат (штатний розпис) підприємства. Це саме безапеляційно стверджує Держкомстат у своєму листі від 10.06.2003 р. № 6-2-21/174.

Дещо м’якше формулює свою думку щодо цього Мінпраці у своєму листі від 11.03.2002 р. № 06/2-4/42, в якому визначається, що за трудовим договором працівника приймають на посаду, яку включено в штат підприємства. А далі зі змісту листа випливає, що якщо посади в штаті немає, то працівника приймають за цивільно-правовим договором. Тобто Мінпраці вдається в іншу крайність – позаштатні працівники приймаються тільки за цивільно-правовими угодами.

На сьогоднішній день немає нормативно-правового акта, який би забороняв приймати в штат працівників за цивільно-правовою угодою, і навпаки – позаштатних працівників за трудовим договором. Це питання вирішується підприємством та працівником за обопільною згодою. Наприклад, штатну посаду бухгалтера може обіймати працівник, якого оформлено за трудовою угодою (цивільно-правовим договором).

Аналогічно вирішується питання із сумісниками. Деякі спеціалісти вважають, що посади працівників, які виконують роботу за сумісництвом, штатним розписом затверджувати не потрібно. Але ж штатним розписом повинні затверджуватися усі можливі на підприємстві посади. Відмінності у статусі працівників не повинні впливати на процес формування штатного розпису, мета складання якого – у першу чергу планування кадрової роботи. Тому поряд із посадами основних працівників слід зазначати також посади, на які приймаються сумісники. Причому за посадою сумісника може передбачатися як 1 (одна) штатна одиниця, так і, наприклад, 0,5 (половина) штатної одиниці, або 0,4 тощо.

На практиці узвичаєно складати штатний розпис на початок кожного календарного року з поширенням його дії на весь поточний рік. Це саме стверджує Мінпраці у листі № 18. Хоча, звісно, якщо ніяких особливих змін штатного розпису у наступному році не передбачається, то й приймати новий штатний розпис немає сенсу. Тоді продовжує діяти штатний розпис, прийнятий раніше.

Постає питання, чи повинен штатний розпис засвідчуватися печаткою підприємства?

Оскільки штатний розпис є організаційно-розпорядчим управлінським документом, то на нього поширюється Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003), чинний від 01.09.2003 р.

Відповідно до п. 1.1 ДСТУ 4163-2003 – цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи (далі – документи) – постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:

- органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;

- підприємств, установ, організацій та їх об’єднань усіх форм власності (далі – організацій).

 

Відповідальність за нескладання штатного розпису

До проблеми недотримання окремими підприємствами обов’язку зі складання штатного розпису в черговий раз звернулося Міністерство праці та соціальної політики України у своєму листі від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07.

З погляду, викладеного в цьому листі, відсутність штатного розпису варто вважати порушенням вимог законодавства про працю, за яке роботодавець повинен нести адміністративну відповідальність відповідно до частини 1 статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

Нагадуємо, що ст. 41 КУпАП передбачає адміністративну відповідальність у вигляді штрафу, що накладається на посадових осіб, які відповідають за ведення кадрового обліку, у розмірі від 15 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 255 до 850 грн.). Така ж відповідальність покладається на посадових осіб у зв’язку зі складанням штатного розпису, що не відповідає нормам чинного законодавства, – не у встановленій формі, з використанням назв посад, не передбачених Класифікатором.

Адміністративні штрафи за порушення трудового законодавства мають право накладати районні (міські) суди і Державний департамент нагляду за дотриманням законодавства про працю Мінпраці України (ст. 221 і ст. 230 Кодексу України про адміністративні правопорушення) у порядку, передбаченому Інструкцією з оформлення органами Держнаглядпраці матеріалів про адміністративні правопорушення, затвердженої наказом Міністерства праці та соціальної політики від 21.03.2003 р. № 72.

Отже, штатний розпис є необхідним в управлінській та кадровій діяльності локальним нормативно-правовим актом, що визначає склад працівників певного закладу, установи із зазначенням їхніх посадових окладів.

 

Відділ державної реєстрації нормативно-правових актів, легалізації об’єднань громадян, правової освіти та правової роботи

 

 

 






ОСНОВНІ НАПРЯМИ ДІЯЛЬНОСТІ










Архів публікацій:

Початкова дата:
 cal
Кінцева дата:
 cal

Пошук по сайту:

_____________________________

 

 
 

 

 

 
 
 
 

 
 
 


 

При використанні інформації з цього сайту посилання на Головне управління юстиції у Тернопільській області є обов'язковим. 2007-2014 © Головне управління юстиції у Тернопільській області